Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание. Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счет на помещение и т.д.
Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека. Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список. Когда формируется список задач, в нем, как правило, учитываются только важные и срочные. Но делать это нужно, так как неважные и несрочные задачи все равно прокручиваются в голове, тем самым отвлекая человека. От этого эффективность обучения и продуктивность падают.
Основная концепция – успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что приносит удовольствие. То есть, важнее не распихивать задачи по спискам, а вовремя их завершать. Но, чтобы достичь своих целей, нужно правильно составлять эти списки, а также верно расставлять приоритеты. Отечественный универсальный сервис для планирования, создания и отслеживания задач, который подойдёт как для личного использования, так и командной работы.
Как говорил Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.
— Зачастую люди фиксируют только самые важные вещи, а сотни дел, которые не так важны, вообще не учитываются. Люди полагают, что если дело не важное, то его можно и не записывать, но именно такие маленькие задачи, прокручиваясь в голове, используют значительную часть ресурсов головного мозга. Встеча с гуру в области личной эффективности, управления продуктивностью Дэвидом Алленом и студентами Вышки прошла в корпусе на Мясницкой 11 gtd это, где расположен факультет Социальных наук НИУ ВШЭ.
В Чём Разница Между Gtd И Списком Задач?
В распоряжении пользователя имеются диаграммы сгорания заданий, отчеты о прогрессе или регрессе работы и другие разнообразные инструменты для анализа работы. Пользователям доступны отчеты с гибкими настройками, которые дадут наглядное представление о том, как работает ваша команда и каким образом задачи распределяются по проекту. Оценивать время и отслеживать результаты можно при помощи диаграммы Ганта. В YouTrack можно создать базу знаний, которая представляет собой командное рабочее пространство для обмена информацией.
Очень давно задавался вопросом про подобную организацию списков (часто встречал ее в описаниях типа «как у меня все организовано»), поэтому с большим интересом прочитал пост. Но все равно не понял, почему надо держать отдельный список Следующих действий и записывать задачи прямо в него, вместо того, чтобы выборкой по, например, тегу брать их из отдельных списков проектов. Там у меня просто напоминания разобрать корзину, разобрать систему, на определенные дни недели, потому что периодически это не очень хочется делать и нужно чтобы кто-то напоминал и подпинывал. Так же в листе NOW у меня закреплен список привычек, которые я стараюсь выполнять ежедневно. Все эти закрепленные задачи имеют напоминания по времени и после выполнения (отметки done) они автоматически перезаписываются, по сути, просто заново появляясь в невыполненном виде на том же месте. Такие повторяющиеся задачи тоже являются обычной функцией TickTick и сильно облегчают мне жизнь время от времени.
Когда выработан простой и эффективный метод, тогда уже можно выбрать инструменты. Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи. В онлайн-органайзере TimeMaster есть контакты, по которым Вы можете вести списки задач. Например, Вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе “Задачи” онлайн-органайзера одним кликом.
- Если приводить параллели с аналоговым миром, то недостаточно иметь ящик с папками, посвящёнными каждому проекту.
- Я всё отсортировал так, чтобы ничего не забыть и не тратить своё умственное пространство на запоминание, при этом имея возможность быстро обратиться к задачам, на которые у меня есть время.
- Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.
- Например, какая-нибудь отложенная домашняя работа или просто что-то что не очень долго делать, и сейчас не горит.
- Но, чтобы достичь своих целей, нужно правильно составлять эти списки, а также верно расставлять приоритеты.
- Возможно, вы остановились на двух-трех вариантах для вечера с друзьями и в итоге выбрали один, устраивающий всех.
Как правило, в самом верху списка держу те задачи, который надо выполнить в первую очередь, и дальше по порядку. Аллен, в самом начале книги «Как привести дела в порядок», предлагает читателям упражнение для тестирования его модели управления делами. Он предлагает записать, «какое конкретное физическое действие нужно выполнить в первую очередь, чтобы на шаг приблизиться к разрешению ситуации». Дэвид Аллен предлагает не ограничиваться только списком действий по проектам, чтобы завершать их.
Мы любим откладывать некоторые задачи на потом и часто они лежат в списке месяцами. Некоторые из них важные, но неприятные, и их надо сделать рано или поздно. Мы подсознательно знаем это и поэтому они никогда не будут сделаны. Для таких задач можно ввести параметр их «свежести» или «старости».
Проекты в Trello реализованы в виде канбан-досок, на которых в разных колонках располагаются карточки, имеющие множество возможностей. Вы можете устанавливать дедлайны, назначить задаче текстовую и цветовую метку, настраивать уведомления. Можно пользоваться бесплатным тарифом с усеченным функционалом или выбрать один из платных вариантов использования. Для ознакомления с полным функционалом предоставляется бесплатный 30-дневный пробный период. ПланФикс представляет собой систему для автоматизации бизнес-процессов, которая позволяет настраивать рабочее пространство для различных типов компаний и работ. Решение Jira Software интегрируется с различными инструментами для разработки и облачными сервисами.
Следующее действие в GTD — это физическое действие, которое нужно совершить в первую очередь, чтобы продвинуть проект. Дэвид Аллен советует вести раздельные списки Проектов и Следующих действий. Среди всех тем, касающихся GTD, этот совет всегда вызывает самое большое недоумение и непонимание. Если предыдущий этап помог создать разнообразие, то на этапе организации необходимо структурировать идеи и провести выбор.
И в GTD есть секретное оружие для этого — список Следующих действий. Но, как я понимаю Аллена, эти списки не обязательно использовать, как дорожную карту проекта, как перечень шагов или этапов. Скорее это напоминалка о важных задачах, которые обязательно нужно не забыть. Это занимает секунды и помогает достигать результат. В действительности мы никогда за один присест не делаем проект целиком. Мы определяем и решаем небольшие шаги и именно на уровне следующих действий продвигаемся к цели.
Списки, Списки, Списки
Самый простой способ это осуществить — добавлять контекст к каждой задаче. В Trello можно использовать labels для этого, в Notion — tags. По этим меткам в будущем можно будет легко сортировать/фильтровать https://deveducation.com/ ваши задачи. Например, когда вы сосредоточены на одном проекте, вы смотрите только задачи с определенным тегом или лейблом. Возникла трудность — записал в соответствующий проект, поставил метку «След.
Так шаг за шагом вам будет проще прояснить все свои дела. Храня информацию о незавершенных делах на носителе, вы освобождаете свою голову. Главное, не плодить слишком много списков и регулярно их обновлять и обрабатывать. В первую очередь важно разобраться с внутренними обязательствами. Философия Getting Things Done (далее GTD) подразумевает, что весь процесс управления работой сводится к трем простым принципам.
Уделяйте системе 20 минут в день, посмотрите какие-нибудь дополнительные материалы, чтобы замотивировать себя на построение чего-то подобного. Как вы видите, я не использую и половины фишек TickTick. Inbox это первое место базирования любой задачи или заметки. Я стараюсь расчищать и разбирать корзину каждый день, но, честно говоря, не всегда у меня это получается. Бывают дни, когда у меня буквально пару инпутов, а бывает, что за день в корзину прилетает 15–20 новых идей, мыслей, задач и т.п. Для хранения заметок и ведения совсем больших проектов я использую notion.
Люди пытаются использовать свою голову в качестве офиса, и все лайфхаки, по сути, это версии внешнего мозга. Как мне сделать подходящие напоминалки для того, чтобы видеть то, что мне нужно сделать в тот момент, когда мне нужно это сделать. — Но, если вы не делаете их сразу, они будут беспокоить вас, и вы будете неоднократно к ним возвращаться.
Существует много способов организовать бэклог, но сегодняшний пост не об этом. «Спринтом» я называю текущую доску, над которой я буду работать на этой неделе. Например, я регулярно просматриваю доску и двигаю задачи слева направо по статусам. Я начинаю свой день с того, что все мои задачи находятся в колонке «ToDo» и постепенно я перевожу их в WIP (work in progress), а затем и в Done.
Там все просто, я группирую задачи по их отношению к различным сферам моей жизни, некоторые конечно остаются без тегов вовсе. Например, если я понимаю, что на следующей неделе хочу сделать больше учебных задач, а не каких-нибудь задач, связанных с саморазвитием, я постараюсь вытянуть задачки с тэгом research. У меня таких задач пока совсем немного (обычно там висит 3–4 задачи), но я стремлюсь перепоручать все больше и больше.
Бесплатная версия имеет достаточно широкий функционал, но, если его не хватает, всегда можно перейти на один из платных тарифов. Для использования Wrike на мобильном устройстве можно скачать приложение для iOS или Android. Разработчик предлагает 5 типов тарифов, включая бесплатный вариант с базовым функционалом и ограничением до пяти пользователей. Я довольно гибок по отношению ко всему этому процессу. Например, могу забить на завершение некоторых задач, которые не кажутся мне важными или срочными.
То есть, собрать необходимую информацию, объединить ее в один «блок», а потом «выгрузить» в одно определенное место. Так будет доступ к сведениям, которые нужны для успешного освоения учебного материала. Методика GTD действует по иному принципу – каждая задача важна и выполнить ее нужно в установленные сроки.